Managen op afstand: een NLP benadering

Helemaal met het thuiswerken zoals dat nu gebeurt in tijden van het Coronavirus, hoe blijf je effectief?

Als manager, teamlead of hoe ze jouw functie ook noemen, het kan even heel erg onwennig zijn om je taak nog naar behoren te kunnen uitoefenen. Je hebt op dit moment slechts zeer beperkt de mogelijkheid om je oude manier van leidinggeven door te zetten. Dat brengt natuurlijk de nodige uitdagingen met zich mee. Je kunt niet even binnenlopen, je kunt elkaar niet recht in de ogen kijken. Dus je mogelijkheden worden echt anders. Hoe ga je daar efficiënt en handig mee om? Het wordt dan wel anders. Hoe zorg je dat iemand gemotiveerd blijft? Hoe zorg je ervoor dat je een voortgangsgesprek houdt? Hoe zorg je dat we de taken goed blijven uitvoeren? Hoe zorg je dat je iemand corrigeert? Hoe zorg je voor een slecht nieuws gesprek? Allemaal vragen die zomaar door je hoofd kunnen spoken. En tegelijkertijd is het niet nieuw, gelukkig niet. Want als je internationaal werkt dan heb je hier al mee te maken. Natuurlijk is het nog iets moeilijker geworden omdat je elkaar de komende tijd wellicht helemaal niet live ziet.
Gelukkig zijn er wel een aantal NLP technieken die hier goed bij kunnen helpen.

NLP techniek 1: benut andere zintuigen

De nabijheid van mensen geven veel mensen een sensor die we intuïtie noemen. Deze intuïtie mag je op een andere manier gaan invullen.

 Op afstand of via videoconferencing communiceren creëert een ander gevoel: je kunt je intuïtie niet meer op je normale manier voeden. Dit komt omdat we het gevoel niet goed kunnen aanvoelen via beeldscherm. Je proprioceptie met een duur woord wordt verstoord.
Je mag je intuïtie anders gaan leren vullen door dit te compenseren met andere zintuigen. Dat is even wennen en wel waardevol, ook voor andere situaties waarin het lastig is om op je normale intuïtie te vertrouwen.

 En dat is met name voor jezelf het meeste wennen. Want het contact kun je nu met name houden door mensen te bellen, eventueel te zien via skype, zoom, MS teams, facetime etc. En je kunt contact houden door informatie met elkaar te delen via de mail. Die laatste is overigens een speciale categorie.
Wanneer je gaat videoconferencen met anderen of het nou 1 op 1 is, of dat je met een grotere groep zit. Het is toch anders. Want je kunt elkaar niet echt goed zien. Bovendien is het goed om er rekening mee te houden dat het communiceren via beeldscherm leidt dat we elkaar niet helemaal kunnen peilen. Waar iemands ogen heengaan zegt namelijk veel minder wanneer we met beeldschermen bezig zijn of dat we elkaar live zien. Dit is deel 1 waar je aan mag wennen: je beseffen dat mensen hun ogen ergens anders heengaan en dat jij niet kunt zien waar naartoe. Hoe doe je dit? Daar zijn twee manieren voor.
1. Jezelf bedenken dat je niet kunt zien waar ze naar kijken en dat het niets betekent. Het zal wel een kat, een kind of een partner zijn die iets pakt.
2. Vragen aan de ander of hij er nog bij is, of afgeleid wordt.
Je zult merken dat met name het vragen of ze er nog bij zijn enorm helpt. Dit is een zogenaamde procesvraag die - op een neutrale manier gesteld - beide partijen helpt. Je merkt dan of de ander zich liet afleiden of niet. En als het wel zo was, dan zul je merken dat de ander dat liever niet laat gebeuren en dan wordt het ook minder.
Het feit dat je elkaar niet goed kunt zien betekent ook dat je iets anders kwijtraakt en dat is je gevoel. In elkaars nabijheid zijn geeft je een bepaald gevoel. Je kunt daar immers heel veel uit afleiden. En dat voedt ook je intuïtie. Die vorm van intuïtie raak je kwijt op deze manier. En die heb je dus op een andere manier in te vullen. En dit is wel de grootste uitdaging, want waar ga je nu op letten? Dit is iets wat je voor jezelf mag ontdekken en ik geef wel een paar mogelijkheden:
1. Maak een checklist (hou het kort, 2 of 3 dingen) waardoor je voor jezelf weet hoe de ander het bedoelt. En communiceer wat je nodig hebt om je er goed bij te voelen
2. Denk aan degene met wie je in gesprek bent. En hoe weet jij normaal gesproken hoe het zit met die ander? Denk daaraan en zoek naar het alternatief, is dat iets in zijn of haar stem, iets wat de ander doet. Een bepaalde manier schriftelijk reageren. Zoek naar de nieuwe cue.
3. Ontwikkel je gehoor. Stemgeluid blijft in deze situatie nog het meeste intact. Vanuit NLP proberen we iedereen zo flexibel mogelijk te maken, ook met het auditieve zintuig. Dus ga heel goed luisteren naar HOE iemand iets zegt. Welke intonatie zit erbij, is er een bepaalde toonhoogte, een manier van praten die wel/niet serieus overkomt, etc. Zoek naar iets in de stem van de ander waar je op kunt reageren.
4. En tenslotte: zorg ervoor dat je extra vragen stelt op het procesniveau. Stel meer vragen over hoe de ander erover denkt, vat samen en geef terug. Zorg wel dat je dit vanuit jezelf doet. Bijvoorbeeld door te zeggen: klopt het dat we hebben afgesproken dat……, of: heb ik het goed begrepen dat jij dit en dat gaat doen. of: Zijn we het erover eens dat dit volgende week klaar is. etc. etc.
En het klopt dat dit de grootste uitdaging is. En het is zeker de moeite waard om dit wel te ontwikkelen, het maakt je een stuk effectiever.

NLP techniek 2: Stel vragen, met name vanuit het NLP doorvraagmodel.

De HOE vraag doet wonderen.

Je mag meer vragen stellen. Vanuit NLP kennen we hiervoor het metamodel. Een model waarbij je de precieze bedoeling van de ander bloot kunt leggen. In grote stappen snel thuis helpt het om veel “hoe” vragen te stellen.
Hoe achterhaalt het proces. Je nodigt daarmee je gesprekspartner uit om meer te vertellen. De ander kan daar heel goed op reageren.

Je mag meer vragen gaan stellen. Vragen stellen gaat je helpen om meer te weten te komen. De kunst is wel om de vragen zo te stellen dat de ander zich niet ondervraagt voelt. En dat doe je door met name veel HOE vragen te stellen.Een hoe vraag is ook een vraag die uit interesse voortkomt en die naar een proces vraagt. En -de meeste- mensen vinden het heerlijk om uit te leggen wat en hoe ze het aan het doen zijn. Dat geeft ook het gevoel dat de ander aandacht voor je heeft.
En in het geval de ander aangeeft dat hij het lastig vindt dan frame je je vraag (ook een NLP techniek). In dit geval kun je framen door bijvoorbeeld te zeggen: Ik vind het in deze situatie iets lastiger om het te begrijpen, dus het kan goed zijn dat ik wat meer vragen stel dan normaal.
De tweede soort vraag is dat je mensen gaat vragen om iets meer ergens over te vertellen. Bijvoorbeeld door te vragen: kun je er iets meer over vertellen? Of: interessant en wat is je gedachte hierachter? Of: hoe kijk je er tegenaan? Dit soort vragen nodigt de ander uit om vrij te gaan praten en dat maakt een gesprek überhaupt makkelijker. Dus het is een goede manier om het gesprek voor beiden (of allemaal) makkelijker te maken.
Het is overigens wel belangrijk om je vragen ook te laten begeleiden door een paar verzachtende woorden: Bijvoorbeeld: dat vind ik interessant, hoe…. Of: goed zeg, hoe, Of: dat had ik me niet gerealiseerd, hoe….. etc. etc. Die kleine woordjes of zinnetjes ervoor zorgen ervoor dat je het gesprek ook voor de ander heel luchtig en mild houdt. Deze kleine woordjes is voor de meeste mensen wel oefenen omdat ze het niet gewend zijn te doen. En juist wanneer je deze woordjes gaat toevoegen maak je het voor zowel jezelf als de ander een stuk makkelijker om het overleg op afstand beter te laten verlopen.

NLP techniek 3: state management: Luchtigheid, En vrolijkheid helpen

Op afstand leidinggeven start altijd vanuit een goede gemoedstoestand. Meer nog dan anders stuurt je staat - je gemoedstoestand - het gesprek.

Een manier vinden om jezelf vrolijk en luchtig te houden. Zeker aan het begin van het gesprek gaan je helpen.
Hoe langer je dit volhoudt des te beter verloopt je gesprek.

 Je staat mag heel luchtig en vrolijk zijn. Dat heeft een reden. Wanneer je op afstand bent hebben we allemaal de neiging om dingen minder goed te interpreteren. En dat doen we allemaal per definitie de negatieve kant op. Het is daarom heel belangrijk om ervoor te zorgen dat je de gesprekken extra luchtig en vrolijk begint en dit zo lang mogelijk volhoudt. Zo help je de ander om open te zijn en ook op een actieve manier deel te nemen aan het gesprek.
Jij stuurt dat voor 100%. Mensen hebben de neiging om af te wachten hoe jij - als leidinggevende - het gesprek ingaat. Daarom stuur jij voor 100%. Jij zet de toon. Wees je hiervan bewust. Als jouw gemoedstoestand iets afzakt in de loop van het gesprek dan is dat ok, dat is menselijk. De start is het allerbelangrijkst.
Dus creëer je eigen ritueel hoe jij ervoor zorgt dat je ook zo luchtig en vrolijk mogelijk erin gaat. Wat heb je te doen om dit voor elkaar te krijgen? De een luistert naar muziek, de ander kijkt naar een youtube filmpje en weer een ander zorgt ervoor dat hij fysiek beweegt en vrolijke bewegingen maakt voordat hij het gesprek ingaat.

NLP techniek 4: Geef complimenten zo motiveer je de ander ?

Mensen hebben het nu extra nodig om gemotiveerd te worden. Complimenten helpen hierbij.

Tijdens het “normale” leven drijven mensen op complimenten. Wanneer het directe contact wegvalt wordt dit aspect nog vele malen belangrijker. Dus wanneer je denkt : nu wordt het echt teveel zit je waarschijnlijk net goed bij het managen op afstand. Heel wat NLP technieken helpen je om complimenten geven makkelijker te maken. En ook jij kunt het!

Daarom mag je je richten op wat er wel goed gaat. Juist bij het leidinggeven op afstand helpt het om te benadrukken wat er goed gaat en dat je iemand van hieruit nog meer goede dingen laat doen. Wanneer het ook goed gaat is dat natuurlijk het makkelijkst. Wanneer je zowel goede als minder goede dingen hoort van de ander dan ga je je in eerste instantie richten op wat de ander goed doet. En laat je het andere achterwege.
Is het toch belangrijk om wat er minder goed gaat te bespreken dan houd je dat zo kort mogelijk en dan geef je ook aan wat er wel goed gaat. Met name op afstand zul je merken dat mensen het toch negatiever uitleggen dan dat jij het bedoelt, dus let hier alsjeblieft op.

Toch een slecht weer gesprek? doe het dan snel en concreet

Heb je toch slechte boodschappen te vertellen, doe het dan direct en concreet. Dat maakt de boodschap het zachtst.

Heb je toch een slecht weer gesprek te doen? Maak het concreet en snel. Vertel het hoe het is, zonder het te negatief te maken en omkleed het ook niet met mooi weer onzin erbij. Straight to the point werkt het beste.

Soms ontkom je er niet aan om toch te vertellen wat je anders wilt hebben. Alleen direct en snel dit vertellen helpt. Al het andere zorgt ervoor dat de ander het negatiever gaat uitleggen en dat is wat je niet wilt. Dus bij een slechte boodschap wees direct. Dat zorgt voor duidelijkheid.
Zodra je door het slechte deel van het gesprek heen bent, ga je weer over op alle dingen die we hierboven gezegd hebben. Dit betekent ook dat je, zelfs bij een gesprek waarbij de einduitkomst negatief is wel dingen zegt die met het proces te maken hebben. Bijvoorbeeld: “Ik had het ook liever face to face gehad dit gesprek en ik vind het fijn dat we het zo hebben kunnen doen. Natuurlijk is het een vervelende boodschap en hoop ik dat je hem toch kunt verwerken.”

Staat jouw uitdaging er niet tussen? Neem contact op

Let’s stay in touch!

Ik heb in deze blog een aantal voorbeelden gegeven van hoe je kunt managen op afstand. Het kan zijn dat jouw concrete uitdaging er niet tussen zit. Mocht dat zo zijn neem contact met ons op en we helpen je!

guido@nlppunt.nl 06-11340320 www.nlppunt.nl